Outil de gestion de projet innovant : liste et conseils

Très populaire depuis quelques années, chez les start-ups comme dans de plus grandes structures telles que les grands groupes et les ETI, l’organisation du management de l’innovation en mode projet avec l’appui d’outils collaboratifs, est devenue incontournable.

Cette organisation a en effet un grand nombre d’avantages pour l’entreprise, notamment en termes de flexibilité et d’agilité. Elle permet de faire travailler ensemble et efficacement des profils variés aux talents complémentaires sur des sujets exploratoires.

L’enjeu est simple : faire collaborer différents individus sur un projet commun encore incertain et souvent complexe. C’est une méthode d’organisation très transversale qui a fait ses preuves par ailleurs pour la gestion de projets classiques. Vous souhaitez travailler une nouvelle version de votre offre produit ? Faire travailler de concert différents services tels que le  service informatique et marketing, ainsi que des parties prenantes externes à la société, est devenu incontournable.

Cette méthodologie permet de créer une meilleure communication entre les différentes parties prenantes, une synergie des compétences tout en offrant un cadre propice à l’innovation et à la créativité.

Elle est agile et constitue donc une solution qui facilite grandement l’innovation, en se concentrant notamment sur la collaboration et le partage de vision.

Cependant bien que ce modèle puisse faire rêver, il est particulièrement complexe à mettre en place pour les projets d’innovation. Il impose de un cadre de travail adéquat et va demander un certain nombre de conditions.

En premier lieu, il est nécessaire d’avoir un chef de projet qui fera le lien entre toutes les parties prenantes au projet à commencer par les collaborateurs. Ce sera lui qui fera le lien avec les décideurs et les financeurs. Un fil conducteur de l’exploration et un plan d’action qui se précisera en avançant et permettra de construire un  cahier des charges, sont des éléments également indispensables. Le but est d’éviter les asymétries de compréhension au sein de l’équipe et ainsi faciliter son management.

C’est justement ici que beaucoup de projets échouent à créer les conditions idéales. Un grand nombre d’entre eux optent pour un suivi beaucoup trop « subjectif et empirique ».

Les mails, les conversations orales, les présentations power point ou encore les tableaux excels ne sont en effet pas suffisants. Dès qu’un trop grand nombre de participants prend part au projet, que trop d’informations circulent, ces applications montrent leurs limites. Et c’est encore pire dans le cas d’une équipe qui ne partage  pas le même espace de travail, monnaie courante dans l’innovation et accentuée par la crise actuelle…Il est nécessaire de mettre en place des outils collaboratifs complets et adaptés visant à centraliser les informations, faciliter la communication, itérer sur le projet et à tout instant à partager la vision de son avancée et de son potentiel.

Que ce soit pour planifier, suivre, gérer ou communiquer, ils sont nécessaires et joueront un rôle primordial dans la réussite de votre équipe.

Si vous souhaitez mettre en place ce type de management agile dans votre entreprise il sera nécessaire de s’y intéresser.

A quoi servent-ils concrètement ? Lesquels choisir ? Comment les mettre en place ?

Ces questions méritent des réponses que nous allons donc traiter ci-après.

 

Sommaire

  1. Qu’est ce qu’ un outil de gestion de projet innovant ?
  2. Les différents outils et leurs utilisations
  3. Qu’avons-nous appris ?

 

Qu’est ce qu’ un outil de gestion de projet innovant ?

Pour les projets dits “classiques” les outils sont aujourd’hui extrêmement nombreux et variés, vous trouverez facilement de nombreux « tops » référençant les meilleurs d’entre eux. En revanche, il en existe beaucoup moins dédiés au management de projets d’innovation. mais commençons par les outils de gestion de projets classiques.

A quoi servent de tels outil ?

Nous sommes tous d’accord sur ce premier point : un projet s’organise. C’est globalement l’objectif de ces outils.

Ces derniers peuvent être utilisés de différentes façons et pour répondre à des objectifs variés.

On peut par exemple choisir de simplement suivre les chiffres clés, d’en faire un moyen de partage de documents ou de permettre à ses équipes de discuter entre elles. Et ce ne sont ici que trois utilisations parmi des centaines possibles.

Pour mener à bien sa mission, le chef de projet doit donc choisir ses outils en fonction des objectifs suivis.

Encadrer son équipe : Il est essentiel pour la réussite d’un projet d’avoir un cadre de travail clair dans lequel pourra évoluer l’équipe. Les objectifs doivent être clairs et compris de tous ainsi que les rôles de chacun bien définis. Certains outils vous permettent donc de rédiger et partager un bon cahier des charges ainsi que d’organiser la répartition des rôles de chaque acteur. D’autres peuvent également vous aider à organiser et gérer en direct votre budget ainsi que les besoins des différents membres.

Concevoir : Il existe de nombreux outils de pré-analyse censés vous aider à rédiger vos propres rapports. Cela permet un gain de temps non négligeable sur le traitement et l’analyse des données brutes. Dans cette catégorie on peut aussi trouver les logiciels de conceptions partagées qui permettent à plusieurs collaborateurs de travailler au même moment sur une même conception.

Conduire et diriger : Les plus communs seront par exemple les outils de répartition des tâches qui permettront une assignation efficace des missions. Il est même possible de l’utiliser pour prioriser ces mêmes tâches et hiérarchiser dans le temps leur exécution. Tout cela aide à la prise d’initiative par les collaborateurs et donc à une prise de décisionstratégique plus rapide. Votre management n’en sera que plus agile, ces plateformes étant avant tout collaboratives.

Faire un bilan : Ici on va surtout parler des outils de centralisation des données et leurs analyses. L’objectif est d’assister l’équipe dans la rédaction d’un bilan complet et synthétique. Le travail en mode projet implique en effet de tenir régulièrement la hiérarchie au courant de l’avancée du projet et de ses KPI.

Optimiser la performance : Si ces outils ne sont pas essentiels à la réussite d’un projet ils permettent d’améliorer les performances de votre équipe. On intégrera ici les aides à l’organisation personnelle ou à la gestion du temps. L’objectif est de permettre à vos équipiers de travailler dans des conditions mentales optimales, en minimisant le stress et l’incertitude. Bien qu’ils ne fassent pas partie des outils primordiaux d’organisation, je vous conseille fortement de vous y intéresser.

Il est important pour choisir les bons outils que vous compreniez avec précision à quel(s) objectif(s) vous souhaitez qu’ils répondent.

Cependant attention, un outil n’est pas un logiciel miraculeux qui va d’un coup faire réussir votre projet. Ils sont tous différents et plus ou moins complexes d’utilisations. Cela implique donc une phase d’apprentissage, et surtout, une phase d’acceptation par votre équipe.

N’oubliez pas que ces outils ne sont que des applications ou logiciels censés aider votre équipe pendant le développement de votre nouveau produit, service ou stratégie. Le cœur de la réussite d’une innovation reste l’équipe, qui avec les bonnes ressources et la bonne posture pourra développer des idées et solutions propres à satisfaire votre client.

Comment les utiliser correctement ?

Introduire de nouveaux outils fait partie d’un processus de conduite du changement. Aussi minime soit-il, ce changement doit donc être accepté par votre équipe pour vraiment être efficace.

Le problème est que la peur du changement est un écueil extrêmement commun. Changer de mode d’organisation implique une phase d’apprentissage qui peut faire peur à un collaborateur. Il doit changer ses habitudes et perdre un temps en productivité sans savoir si cet outil est vraiment efficace.

A l’apparition des nouveaux outils modernes de CRM, de très grosses entreprises l’ont bien compris. Des grandes sommes ont été dépensées pour l’achat et l’installation de ces logiciels, qui n’ont jamais été acceptés par les employés. Il est alors devenu essentiel de disposer de méthodes adaptées pour soutenir les collaborateurs et obtenir leurs adhésions.

Kurt Lewin, chercheur en psychologie sociale a construit un modèle en 3 étapes de gestion du changement. Nous allons nous baser sur celui-ci pour essayer de déterminer une méthode efficace de suivi d’un changement d’outil.

1ere étape : Il s’agit du dégel, ici le but est de convaincre du besoin de changement. Pourquoi devoir s’imposer d’apprendre un tout nouveau système ? Cela implique en effet une formation ou des cours à l’utilisation de cette nouvelle application. Il faut faire comprendre les gains espérés à adopter un nouvel outil, voir même l’absolu nécessité de changer en mettant en valeur les “douleurs” actuelles par rapport aux solutions utilisées actuellement. Une ligne directrice claire est donc nécessaire si vous espérez faire accepter vos idées et créer une ambiance collaborative. Retenez ceci : certains business ont même rencontré des difficultés juste avec une nouvelle version d’une application déjà utilisée.

2ème étape : On passe à l’étape du changement. Le nouveau système doit être installé et l’équipe doit être formée à son utilisation. Si la 1ère étape a été menée correctement, il sera beaucoup plus simple d’opérer le changement. Les équipes seront investies et les nouvelles pratiques acceptées plus rapidement. Même quand un outil semble intuitif, ne négligez pas cet aspect. Tout le monde n’a pas la même vitesse d’apprentissage, ou le même temps pour s’y investir. Pour faire simple, la meilleure solution ici est une formation action, appliquée et  sur les besoins des utilisateurs (le manager et son équipe donc).

3ème étape : Enfin nous arrivons au gel des nouvelles pratiques. Maintenant qu’elles sont plus ou moins acquises, il est temps de les stabiliser et consolider. Cela passe par une utilisation fréquente de ces outils et un accompagnement des collaborateurs par les managers. La moindre difficulté doit être repérée et résolue pour ne pas faire regretter l’ancien système.

Retenez ici que plus votre organisation est complexe, plus votre équipe est nombreuse et plus il sera difficile de conduire ce changement. N’investissez pas dans un outil de gestion de projet si vous n’avez pas déjà un plan précis de conduite du changement.

Pour un manager cela reste un investissement en temps et en ressource non négligeable. Pour vous aider il existe différentes matrices, outils et applications.

On peut citer par exemple le Diagramme des champs de force de Lewinou encore l’équation du changement de Beckhard et Harris

Ici vous devez retenir qu’un changement de méthodes ou d’outils implique une charge mentale et de travail supplémentaire à votre équipe. Certains parmi les plus engagés, les plus innovateurs et sources d’initiatives, n’auront pas de mal à s’adapter. Mais ce n’est pas le cas de tous les autres et la peur de perdre en efficacité par rapport à ce qu’on sait déjà bien faire même si cela n’est pas optimum, est très compréhensible.

Les différents outils et leurs utilisations


Les étapes de la gestion de projet

Le travail en mode projet repose sur la coopération au sein de l’équipe.

Comme dit plus tôt, cette méthodologie de travail implique un travail de préparation et de mise en place d’outils adéquats.

Ces outils dépendent de nombreuses choses : la taille de votre équipe, la forme de votre organisation, ou encore les différentes étapes du projet.

Pour vous aider à déterminer lequel peut vous aider il faut donc comprendre les actions que vous devrez mettre en place.

Par exemple, quel que soit votre projet, il devra toujours passer par une étape de planification.

Ici l’outil le plus populaire reste le diagramme de Gantt. Il permet de définir clairement les objectifs, les différentes tâches à accomplir ainsi que leurs répartitions dans le temps.

Beaucoup d’applications proposent de vous aider à concevoir votre diagramme et même à en faire un outil de suivi en temps réel. Je vous en présenterai quelques-unes dans la dernière partie de cet article.

Une fois que ce travail de planification est accompli, il est essentiel de s’attaquer à la répartition des tâches. Une mauvaise distribution de celle-ci peut provoquer stress et surcharge de travail chez vos collaborateurs. Il est aussi possible que l’équipe perde en cohésion, ne sachant pas qui doit accomplir telle ou telle tâche à tel moment.

Ici aussi de nombreux logiciels vous aideront à mettre en place un planning en temps réel. Certains seront complétés avec une feuille de temps voir directement un gestionnaire de ressources humaines.

Dans les autres éléments essentiels à la réussite du management de votre portefeuille projets se trouve la communication. Des actions individuelles isolées, sans partage de l’information ou discussion, limiteront grandement vos chances de succès. C’est d’autant plus vrai quand il s’agit de projets innovants ou nécessitant une gestion des risques importante.

Une ambiance collaborative et positive reposant sur un partage constant des informations est essentielle pour la synergie. C’est également important pour le chef de projet, qui gagnera un temps conséquent. Il n’aura en effet plus besoin de courir entre tous les collaborateurs pour diffuser et récolter les infos. Il pourra alors se focaliser sur sa mission de suivi et de coordination sans étouffer son équipe sous les questions.

C’est d’autant plus vrai si votre équipe n’est pas rassemblé dans les mêmes locaux et ont donc difficilement accès les uns aux autres. C’est encore plus vrai dans le cadre d’une équipe internationale, répartie dans différents pays.

Le contexte actuel poussant au télétravail, il est d’ailleurs fort possible que vous soyez également confronté à ces problématiques.

Pour répondre à cela, un très grand nombre de logiciels cloud et de plateforme open source existent. ous en connaissez déjà un certain nombre d’entre eux.

La plupart ont d’ailleurs pour avantage de régler un autre problème : celui du partage des documents.

Il est essentiel pour ne pas perdre de temps à envoyer des mails à votre chef de projet, que tout le monde ait accès aux documents dont il a besoin. Il faut de plus les trier et organiser de façon à ne pas passer des minutes et des heures à trouver ce que l’on cherche.

L’open source permet par ailleurs d’avoir des fichiers toujours à jours en les faisant évoluer au fur et à mesure du projet. C’est également particulièrement utile quand il s’agit de partager un fichier particulièrement lourd qu’il est compliqué d’envoyer par les moyens traditionnels.

Cela implique donc de créer ce système en collaboration avec l’équipe et de se mettre d’accord sur l’arborescence des fichiers. Les applications web tel que Google Drive, Slack, Open Drive seront des alliés efficaces mais je vais vous en présenter quelques autres pour faire votre choix.

Notre sélection personnelle

Comment choisir votre outil. Il y a beaucoup de critères à prendre en compte et je ne pourrais vous guider dans l’achat du moindre produit logiciel que vous comptez utiliser.

L’un des premiers critères non négligeables est le prix. Si certains sont gratuits, d’autres peuvent coûter jusqu’à 10.000 euros ou plus. Certains fonctionnent à l’achat, d’autres à l’abonnement quand certains facturent en fonction de l’utilisation. Beaucoup d’entre eux ont plusieurs offres qui s’adaptent à vos besoins et votre budget. A vous de choisir la bonne version.

Ce prix est souvent corrélé à la taille de votre équipe. Les besoins d’une équipe de 200 personnes et de 12 personnes ne sont en effet pas les mêmes. Également plus un outil en intègre d’autres, et permet de centraliser de nombreuses fonctionnalités plus il sera cher.

Définissez clairement vos besoins, vous saurez ainsi exactement quelles fonctionnalités sont nécessaires ou inutiles. Un logiciel de gestion en ligne avec trop de fonctions et de possibilités ne facilitera pas votre processus de changement et vous coûtera plus que nécessaire.

En revanche, ne tombez pas dans le piège inverse qui consiste à ne choisir que les logiciels gratuits. Pour disposer d’un outil complet et performant il sera peut-être nécessaire de dépenser une certaine somme. Encore une fois : gérer un changement est lourd pour la direction et l’équipe. Il serait dommageable de devoir le refaire faute d’avoir choisi un logiciel pas adapté.


Conduite de projets d’innovation et de transformation, (nouveaux business ou projets internes).

screenshot de la plateforme

Il existe de nombreuses  méthodes d’innovation et d’exploration de marché, telles que le Design Thinking, le Lean startup ou encore le Business Model Canvas mais 1 seul outil en fait la synthèse dans un même logiciel collaboratif : Vianeo. Cet outil est l’un des rares à permettre aux équipes projet de manager un projet exploratoire. En intégrant une méthode unique de Business Design issue des pratiques des startups, la plateforme Vianeo permet de transformer une idée en véritable projet à valeur ajoutée et de valider un business rentable. .  Un outil d’une efficacité rare pour gérer des projets complexes et incertains et assurer à la fois la solidité du projet et le partage de vision entre toutes les parties prenantes.


Outil CRM

screenshot de Hubspot

Parmi tous ceux existant, je vous recommanderais le connu mais accessible Microsoft dynamics, très intuitif et facile à installer. En rassemblant des fonctions ventes, services clients, marketing, et traitement de toutes ces données, il offre un outil complet et performant.

Il est même capable d’effectuer des analyses prédictives en fonction des données que vous lui fournissez et d’automatiser certains process en fonction.

Son prix pourra cependant en rebuter certains qui lui préféreront

HubSpot CRM, moins complet mais plus accessible.


Outils de communication et de partage des données

screenshot de slack

Ceux-ci sont les plus classiques et vous connaissez déjà un certain nombre de ces services de stockage Cloud.

Slack reste également, de par sa gratuité et ses fonctionnalités, mon choix de cœur. Cependant si vous souhaitez un outil plus complet vous permettant de mieux visualiser l’ensemble des données, vous pouvez essayer Monday.

Avec des prix d’entrées de gamme très accessibles, il profite d’une interface très travaillée et de différents outils de gestion très appréciables.


Outils d’organisation

screenshot de trello

Pas de surprise, Trello est encore aujourd’hui une référence dans le domaine. Avec un design très travaillé, il est à la fois intuitif et très complet. Il est idéal pour organiser des tâches dans le temps et les répartir, tout en suivant l’évolution globale du projet. De nombreuses extensions permettent de lui ajouter de nouvelles fonctionnalités très utiles. On peut citer par exemple Elegantt permettant le développement d’un diagramme de Gant sur leur plateforme web et en cloud. Le principal concurrent de Trello est Airtable qui permet aux équipe d’organiser leur workflow de la manière qui leur plaît et d’automatiser tout ce qui peut l’être en l’associant à Zappier par exemple.

Qu’avons-nous appris ?

 

  • Un outil de gestion de projet est essentiel et certains pièges sont à éviter pour favoriser son efficacité.
  • Son acceptation n’est pas automatique et nécessite un vrai travail d’accompagnement du changement.
  • La direction et les managers doivent avoir une ligne directrice claire ainsi qu'un plan de formation et des accompagnements adaptés aux besoins des différents utilisateurs.
  • La gestion de projets innovants nécessite une solution la plus agile possible. Il faut considérer les risques, la multiplicité des acteurs, le client et ses besoins, le design des produits ou services concernés, etc...
  • Les méthodes collaboratives étant les plus efficaces pour permettre la création d'une solution innovante, il devient incontournable  de s'intéresser à ces outils web.
  • Pour des projets innovants, par définition complexes et incertains, des outils spécifiques et adaptés doivent être préférés aux outils classiques.
  • La liste présentée est bien sûr subjective et indicative, vous trouverez sur internet de très nombreux tops et comparatifs pour vous aider à choisir.
  • La seule règle importante est de trouver le juste milieu entre intuitivité et fonctionnalités. Priorisez la facilité de prise en main associée à l’efficacité  d’accès et suffisamment complet pour répondre à vos besoins. Fixer clairement vos objectifs et éviter les logiciels dont vous n’utiliserez pas la moitié des possibilités

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