Utiliser la méthode Stage-Gate pour une gestion de projet sur-mesure

Un outil d’aide à la décision

Lancée dans les années 1980 par le docteur Robert G. Cooper, la méthode Stage-Gate répond aux impératifs des entreprises pour tout ce qui concerne la gestion de projets d’innovation. De nombreuses sociétés l’utilisent ainsi pour optimiser le développement et le lancement de leur nouveau produit ou projet, en utilisant un plan de route et des livrables bien définis. En termes de management, c’est également une méthodologie qui a fait ses preuves.

La méthode Stage-Gate décompose le projet de l’entreprise en stages (étapes). Chaque étape est alors séparée de la précédente par une gate (porte). Cette dernière permet aux responsables du management et des projets de faire un point d’étape et de contrôle. L’objectif : prendre les bonnes décisions pour ajuster le processus. On pourrait comparer cela à la traditionnelle « réunion du lundi matin » dans les entreprises. Ces séances sont ainsi l’occasion de se focaliser sur le projet d’innovation, d’évaluer les risques ou les techniques de management. La gate sert surtout de point de repère et d’étape de validation pour passer à la phase suivante.

Les avantages de la méthode

Quel que soit le nombre de personnes impliquées dans le développement du projet d’innovation ou le secteur d’activité de l’entreprise, la méthodologie Stage-Gate offre de nombreux avantages pour les startups, comme pour les grandes entreprises. La répartition et le contrôle des tâches sont ainsi facilités et les membres de l’entreprise peuvent suivre en direct les étapes de progression du project. Autre avantage de la méthode, et pas des moindres : en fonction des besoins et des caractéristiques de l’entreprise, le modèle pourra facilement être adapté (nombre de phases, de portes…). Il est également possible de l’ajuster en fonction des projets : lifecycle management, développement d’un produit, etc. Notez simplement que les projets ambitieux ou à risques nécessiteront évidemment plus de phases pour avoir une chance d’aboutir.

Petite liste non exhaustive des avantages du modèle différentiel Stage-Gate :

Passer du process d’idéation au développement concret des produits et projets.

Mettre en place un plan de bataille, avec un agenda et des étapes à respecter lors de la gestion du projet.

Réduire les risques liés au développement de tout nouveau projet d’innovation et abandonner les projets jugés trop à risques.

Affecter les ressources rares au moment le plus approprié.

Sélectionner les projets cohérents avec la stratégie de l’entreprise.

Simplifier la gestion du portefeuille de projets.

Respecter les délais des projets.

Faciliter le processus de décision et susciter l’engagement.

Les cinq étapes clés

La méthodologie Stage-Gate est composée de cinq phases et quatre portes (chaque gate sert à valider chaque étape, comme nous l’avons vu plus haut). Ci-dessous, les cinq étapes :

Phase 1 : évaluation des idées, de leur pertinence et de leur faisabilité, le tout au regard des besoins du marché et de la concurrence.

Phase 2 : mise en avant du produit d’innovation ou projet retenu, avec de solides arguments. Élaboration d’un plan de route (ou agenda).

Phase 3 : le développement. Les produits/projets sont créés. Les essais sont lancés. Un plan de production et un plan de lancement sont mis en place.

Phase 4 : le moment tant attendu de la validation et des tests (en laboratoire, par exemple). Un contrôle peut être réalisé avec des clients au cours de cette étape.

Phase 5 : le lancement, qui s’accompagne du processus de production et de suivi.

Le « stage » désigne ainsi le déroulement des activités fixé par le project manager pour faire avancer le projet. Bien évidemment, plus ce projet avance, plus les coûts augmentent, phases après phases (mais, dans le même temps, les risques diminuent).

Jetons maintenant un œil aux fameuses gates. Les réunions de contrôle permettent de prendre quatre types de décisions :

Go. Le projet est maintenu dans l’entreprise et les ressources clés deviennent disponibles, en fonction du plan d’action établi.

Kill. Après mûre réflexion, la décision est prise d’arrêter le développement du projet ou des produits.

Recycle. Il faut revenir sur une ancienne étape avant de poursuivre.

Hold. Il manque certaines ressources ou il reste encore un peu de travail avant de franchir la gate et de passer à l’étape suivante.

La méthodologie Stage-Gate constitue au final un formidable outil de contrôle pour les entreprises. Le process leur offre surtout la possibilité de construire leurs projets ou produits d’innovation, étage après étage, en prenant les bonnes décisions.

Qu’avons-nous appris ?

Mise en œuvre dans les années 1980, la méthodologie Stage-Gate optimise la gestion de projets et les processus de management dans les entreprises. Le modèle se révèle fort utile pour le développement d’un nouveau produit ou projet en offrant un plan de route aux parties prenantes.

La méthode se déploie sur plusieurs phases, elles-mêmes séparées par des portes ou gates. Ces dernières permettent d’entériner les avancées, d’évaluer les risques et d’adapter le processus, avant de passer à la prochaine étape. Elles donnent aux décideurs tous les moyens nécessaires pour prendre les bonnes décisions (abandon du projet, mobilisation des ressources…).

Les avantages de la méthode Stage-Gate sont nombreux. Outre la simplification de la gestion et du contrôle du portefeuille de projets, la méthodologie permet d’aligner ces derniers avec la stratégie de l’entreprise.

Le modèle se compose en général de cinq phases, qui sont séparées par quatre portes. Le processus part ainsi de l’évaluation des idées pour aboutir au lancement du projet.

Il est parfaitement possible d’adapter le modèle, selon les besoins de l’entreprise et la complexité des projets.