Face à la multiplication perpétuelle des fichiers, dossiers, données et autres supports de gestion documentaire qui s’entassent et encombrent nos bureaux, la mise en place d’un workflow permet d’automatiser et d’informatiser la gestion de projets.
Sommaire
- Qu’est-ce qu’un workflow ?
- Quel est l’intérêt d’établir un workflow ?
- Quels sont les avantages du workflow de l’innovation ?
- Quelles sont les contraintes à prendre en compte ?
- Ce que nous avons appris
Mais alors qu’est-ce qu’un workflow ?
Dans le monde du management, l’anglicisme « workflow » est une notion difficile à cerner. Littéralement, cela se traduit par un flux de travaux. Techniquement, cela renvoie à l’ensemble de la gestion et du suivi d’un portefeuille de projets.
Il s’agit donc d’une notion qui s’inscrit dans le processus organisationnel d’une entreprise, concernant sa bonne marche en général ou celle d’un projet en cours. Wikipédia définit le workflow comme la représentation d’un ensemble de tâches nécessaires à la réalisation d’un processus opérationnel. Cette définition est exacte mais lacunaire car il ne s’agit pas seulement de représenter des tâches administratives mais plutôt de modéliser/formaliser l’ensemble des traitements à réaliser, le cheminement étape par étape à suivre, les acteurs concernés pour l’accomplissement de chacune de ces opérations (qu’ils soient humains ou qu’il s’agisse de logiciels et outils) et leurs interactions.
Il s’agit donc de représenter sous forme de « flux » l’ensemble des opérations à réaliser pour mener un projet à son terme.
À ne pas confondre avec la gestion de portefeuille de projets qui ne consiste pas à organiser le cheminement à suivre dans le cadre d’un projet mais à donner une vision globale à une entreprise concernant la gestion de tous ces projets en cours.
Quel est l’intérêt d’établir un workflow ?
Véritable plan organisationnel, établir un workflow permet d’agencer les travaux de la conception à la finalisation dudit projet : tâches à répartir, documents à fournir, délais à respecter, modes de validation, dates de lancement etc.
Les processus peuvent donc être modélisés sous forme de workflow, par le biais d’une représentation structurée.
L’intérêt du workflow se justifie par l’automatisation, notamment en raison l’obsolescence des workflows traditionnels (en version papier). Au-delà du fait que la RSE pousse les entreprises à être de plus en plus éco-responsables, cela leur permet de réduire les coûts en numérisant davantage. À l’ère de la transformation digitale et de l’obligation accrue de gestion des données, les workflows numériques semblent être mieux adaptés. Il est donc possible d’automatiser la modélisation des flux de travaux, ce qui est facilité par l’informatisation des processus.
Le but à terme étant de transformer les workflows papier en des processus hybrides mêlant papier et dispositifs numériques, afin d’obtenir un aspect visuel dynamique ainsi qu’une gestion optimale approuvée par tous.
Enfin, l’automatisation du workflow permet de mémoriser et de conserver la manière dont un projet a été mené. Cela peut s’avérer utile afin de revenir à la source en cas d’erreur ou d’imprévu mais également afin d’établir un modèle standardisé ou « workflow-type » pour l’organisation des projets à venir (réduisant ainsi le temps de documentation à chaque fois, le tout étant automatisé).
Un workflow peut également être auto-entreprenant (s’il est couplé à un système intelligent de machine learning) et intégrer des enseignements afin de reproduire les schémas qui ont fonctionné et d’abolir tout ce qui n’a pas porté ses fruits.
Quels sont les avantages du workflow de l’innovation ?
Si l’innovation semblait à l’origine n’être qu’à la portée des génies, l’étude des différentes réussites a prouvé que malgré les spécificités des marchés innovants, l’organisation des projets devait respecter ses propres règles. Si une certaine rigueur est de mise pour toute organisation, il est nécessaire de laisser des espaces de créativité.
La gestion de tout projet doit être organisée, fluide, méthodique et progressive pour faire avancer le processus d’innovation. Les professionnels de l’innovation parlent d’agilité ou encore de design thinking. De plus, le domaine de l’innovation nécessite une coordination sans faille entre les différents acteurs et pôles d’une entreprise afin de gérer un projet. Et c’est l’intelligence collective qui ressort de cette association pluridisciplinaire confère toute sa richesse au projet innovant !
La réussite dans le développement de produits innovants dépendra de cette coordination et de la collaboration aussi bien entre les membres de l’équipe en interne (R&D, marketing, département juridique), qu’avec les parties prenantes externes (fournisseurs, clients ou tout autre acteur de l’écosystème). Tous ces participants devant être à même de suivre en temps réel l’état d’avancement du projet, et de communiquer entre eux aux différents stades d’exécution.
Établir un workflow permet donc d’organiser les étapes critiques à suivre, de réduire la charge administrative, de tenir compte des impératifs à respecter (règles légales ou de conformité, bonnes pratiques usitées dans le secteur en question) et d’avancer progressivement en validant les opérations à chaque phase du projet.
C’est dans cette logique que s’inscrit l’importance du workflow de l’innovation. Tout projet innovant peut ainsi se disséquer en étapes-phares :
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- La planification de l’innovation
- Le développement d’idées
- Le développement de concepts
- Le développement de produits/services/processus
- Le lancement sur le marché
- L’optimisation des résultats
Quels sont les contraintes à prendre en compte ?
Afin de parvenir à modéliser efficacement l’ensemble d’un processus sous la forme d’un workflow, il faut avoir une vision très précise de tous les intervenants et composants des projets. Il n’est donc possible d’élaborer un plan d’actions optimal que si ces données sont intégralement cartographiées, ce qui laisse peu de place à l’imprévu.
La cartographie de l’écosystème est d’ailleurs un des facteurs pris en compte par la méthode Vianeo pour considérer qu’un projet est acceptable.
Or le domaine de l’innovation est imprévisible par essence. L’organisation de tout projet doit donc certes être rigoureuse, mais également simple et intuitive, pour laisser la porte ouverte à une forte flexibilité et agilité, atouts indispensables pour s’adapter aux conditions souvent fluctuantes et incertaines des marchés innovants.
Le choix de la méthode idoine
Les méthodes d’implémentation diffèrent selon le projet envisagé. Il peut s’agir d’un plan rigide ou d’un enchaînement simple d’actions, de fichiers Excel, de fonctionnalités de gestion de documents de type check-in/check-out…
Il est primordial d’identifier la meilleure stratégie à adopter pour chaque projet selon sa complexité.
Le choix de la méthode et des logiciels de workflow utilisés sera décisif pour répondre au mieux aux besoins du projet. La plupart des outils en ligne permettent la configuration totale du workflow (Vianeo, Monday.com, Asana, Deltic), un tableau de bord personnalisé (Vianeo, Deltic, Iterop), un suivi de la conformité (Monday.com, Asana, Deltic) et une aide à la gestion des tâches (FrontApp).
Dans le cadre d’un projet innovant, le chef de projet a ainsi tout intérêt à utiliser un outil d’innovation et de gestion de workflow global afin de modéliser et d’automatiser les flux d’informations dans l’entreprise. On parle aussi de logiciel BPM (Business Process Management) permettant d’organiser l’ensemble du cheminement et d’automatiser la prise de décision (sur la base du système algorithmique « IF/THEN » : si cette condition est remplie, alors l’étape est validée et la prochaine peut être enclenchée).
La plateforme proposée par Vianeo permet à toute structure de modéliser son propre workflow et de le digitaliser au sein d’un environnement collaboratif et personnalisé afin de gérer de façon optimale son portefeuille d’innovations, grâce à son approche méthodologique intégrée au processus.
Sur ces mots, concoctez-vous un workflow sur-mesure et ne laissez pas votre innovation au hasard ! ?
