Outil de gestion de projet innovant : liste et conseils

Outil de gestion de projet innovant : liste et conseils


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Outil de gestion de projet innovant : liste et conseils

Très populaire depuis quelques années, chez les start-ups comme chez des structures beaucoup plus importantes, l’organisation en mode projet est devenu un incontournable.

Cette organisation a en effet un grand nombre d’avantage pour l’entreprise, notamment en termes de flexibilité. Elle permet de faire travailler ensemble et efficacement des profils variés aux talents complémentaires.

L’idée est simple : faire collaborer différents individus sur un projet commun. C’est une méthode d’organisation très transversale qui a fait ces preuves. Vous souhaitez travaille une nouvelle version votre page produit ? Pourquoi ne pas faire travailler de concert votre service informatique et marketing ?

Cette méthodologie permet de créer une meilleure communication entre les différentes parties, une synergie des compétences tout en offrant un cadre propice à l’innovation et à la créativité.

Elle est agile et constitue donc une solution qui facilite grandement l’innovation, en se concentrant notamment sur la collaboration.

Cependant bien que ce modèle puisse faire rêver, il est particulièrement complexe à mettre en place. En effet mettre en place un cadre de travail adéquat va demander un certain nombre de conditions.

En premier lieu, un chef de projet faisant le lien entre les collaborateurs est primordial. Ce sera lui qui fera le lien avec la direction de l’entreprise. Un plan d’action précis ainsi qu’un cahier des charges sont également nécessaires. Le but est d’éviter les asymétries de compréhension au sein de l’équipe et ainsi faciliter son management.

C’est justement ici que beaucoup de projets échouent à créer les conditions idéales. Un grand nombre d’entre eux optent pour un suivi beaucoup trop « artisanales ».

Les mails, les conversations orales ou encore les tableaux excels ne sont en effet pas suffisants. Dès qu’un trop grand nombre de participants prend part au projet, que trop d’informations circulent, ces applications montrent leurs limites. Et c’est encore pire dans le cas d’une équipe qui ne partagerais pas le même espace de travail.

Il est nécessaire de mettre en place des outils collaboratifs complets et adaptés visant à centraliser les informations et faciliter la communication.

Que ce soit pour planifier, suivre, gérer ou communiquer, ils sont nécessaires et joueront un rôle primordial dans la réussite de votre équipe.

Une chance pour vous ces derniers sont aujourd’hui extrêmement nombreux et variés, vous trouverez facilement de nombreux « tops » référencent les meilleurs d’entre eux.

Si vous souhaitez mettre en place ce type de management agile dans votre entreprise il sera nécessaire de s’y intéresser.

A quoi servent ils concrètement ? Lesquels choisir ? Comment les mettre en place ?

Si vous souhaitez mettre en place ce type de management dans votre entreprise

Ces questions méritent elles aussi des réponses que nous allons donc traiter aujourd’hui.

 

1/ C’est quoi exactement un outil de gestion de projet innovant ?

Ces derniers sont en effets tellement variés qu’il peut être compliqué de se représenter clairement à quoi ils ressemblent. Il est encore plus compliqué de définir clairement leurs champs d’actions.

A/ A quoi sert un outil ?

Nous sommes tous d’accords sur ce premier point : un projet s’organise. C’est globalement l’objectif de ces outils.

Ces derniers peuvent être utilisés de différents façons et pour répondre à des objectifs variés.

On peut par exemple choisir de simplement suivre les chiffres clés, d’en faire un moyen de partage de documents ou permettre à ses équipes de discuter entre elles. Et ce ne sont ici que trois utilisations parmi des centaines possibles.

Pour mener à bien sa mission le chef de projet doit donc choisir ses outils en fonction des objectifs suivis.

Encadrer son équipe : Il est essentiel pour la réussite d’un projet d’avoir un cadre de travail clair dans lequel pourra évoluer l’équipe. Les objectifs doivent être clairs et compris de tous ainsi que les rôles de chacun bien définis. Certains outils vous permettent donc de rédiger et partager un bon cahier des charges ainsi que d’organiser la répartition des rôles de chaque acteur. D’autres peuvent également vous aider à organiser et gérer en direct votre budget ainsi que les besoins des différents membres.

Concevoir : Il existe de nombreux outils de pré-analyse censé vous aider à rédiger vos propres rapports. Cela permet un gain de temps non négligeable sur le traitement et l’analyse des données bruts. Dans cette catégorie on peut aussi trouver les logiciels de conceptions partagées qui permettent à plusieurs collaborateurs de travaillés au même moment sur une même conception.

Conduire et diriger : Les plus communs seront par exemple les outils de répartition des tâches qui permettront une assignation efficace des missions. Il est même possible de l’utiliser pour prioriser ces mêmes tâches et hiérarchiser dans le temps leur exécution. Tout cela aide à la prise d’initiative par les collaborateurs et donc à une prise de décisions stratégiques plus rapide. Votre management n’en sera que plus agile, ces plateformes étant avant tout collaboratives.

Faire un bilan : Ici on va surtout parler des outils de centralisation des données et leurs analyses. L’objectif est d’assister l’équipe dans la rédaction d’un bilan complet et synthétique. Le travail en mode projet implique en effet de tenir régulièrement la hiérarchie au courant de l’avancée du projet et de ses KPI.

Optimiser la performance : Si ces outils ne sont pas essentiels à la réussite d’un projet il permettre d’améliorer les performances de votre équipe. On intégrera ici les aides à l’organisation personnel ou à la gestion du temps. L’objectif est de permettre à vos équipiers de travailler dans des conditions mentales optimales, en minimisant le stress et l’incertitude. Bien qu’ils ne fassent pas partie des outils primordiaux d’organisation, je vous conseille fortement de vous y intéresser.

Il est important pour choisir les bons outils que vous compreniez avec précision à quel objectif vous souhaitez qu’il réponde.

Cependant attention, un outil n’est pas un logiciel miraculeux qui va d’un coup faire réussir votre projet. Ils sont tous différents et plus ou moins complexes d’utilisations. Cela implique donc une phase d’apprentissage, et surtout, une phase d’acceptation par votre équipe.

N’oubliez pas que ces outils ne sont que des applications ou logiciels censées aider votre équipe pendant le développement de votre produit, service ou stratégie. Le cœur de la réussite d’une innovation reste votre équipe, qui avec les bonnes ressources pourra développer des idées et solutions propre à satisfaire votre client.

B/ Comment les utiliser correctement ?

En effet, introduire de nouveaux outils fait partie d’un processus de conduite du changement. Aussi minime soit-il, ce changement doit donc être accepter par votre équipe pour vraiment être efficace.

Le problème est que la peur du changement est un écueil extrêmement commun. Changer de mode d’organisation implique une phase d’apprentissage qui peut faire peur à un collaborateur. Il doit changer ses habitudes et perdre un temps en productivité sans savoir si cet outil est vraiment efficace.

A l’apparition des nouveaux outils modernes de CRM, de très grosses entreprises l’ont bien compris. Des grandes sommes ont été dépensés pour l’achat et l’installation de ces logiciels, qui n’ont jamais été accepté par les employés. Il est alors devenu essentiel de disposer de méthodes adaptées pour soutenir les collaborateurs et obtenir leurs adhésions.

Kurt Lewin, chercheur en psychologie sociale a construit un modèle en 3 étapes de gestion du changement. Nous allons nous baser sur celui-ci pour essayer de déterminer une méthode efficace de suivi d’un changement d’outil.

1ere étape : Il s’agit du dégel, ici le but est de convaincre du besoin de changement. En effet pourquoi devoir s’imposer d’apprendre un tout nouveau système ? Cela implique en effet une formation ou des cours à l'utilisation de cette nouvelle application. Il faut faire comprendre les gains espérés à adopter un nouvel outil, voir même l’absolu nécessité de changer. Une ligne directrice claire est donc nécessaire si vous espérez faire accepter vos idées et créer une ambiance collaborative. Retenez ceci : certains business ont rencontrés des difficultés juste avec une nouvelle version d'une application déjà utilisée.

2ème étape : On passe à l’étape du changement. Le nouveau système doit être installé et l’équipe doit être formé à son utilisation. Si la 1ère étape a été mené correctement, il sera beaucoup plus simple d’opérer le changement. Les équipes seront investis et les nouvelles pratiques acceptés plus rapidement. Même quand un outil semble intuitif, ne négliger pas cet aspect. Tout le monde n’a pas la même vitesse d’apprentissage, ou le même temps pour s’y investir. Pour faire simple, la meilleure solution ici est une formation par le biais de cours ciblés sur les besoins des utilisateurs (le manager et son équipe donc).

3ème étape : Enfin nous arrivons au gel des nouvelles pratiques. Maintenant qu’elles sont plus ou moins acquises, il est temps de les stabiliser et consolider. Cela passe par une utilisation fréquente de ces outils et une surveillance des collaborateurs par les managers. La moindre difficulté doit être repéré et résolu pour ne pas faire regretter l’ancien système.

Retenez ici que plus votre organisation est complexe, plus votre équipe est nombreuse et plus il sera difficile de conduire ce changement. N’investissez pas dans un outil de gestion de projet si vous n’avez pas déjà un plan précis de conduite du changement.

Pour un manager cela reste un investissement en temps et en ressource non négligeable. Pour vous aider il existe différentes matrices, outils et applications.

On peut citer par exemple le Diagramme des champs de force de Lewin  ou encore l’équation du changement de Beckhard et Harris

Ici vous devez retenir qu’un changement de méthodes ou d’outils implique une charge mentale et de travail supplémentaire à votre équipe. Certains parmi les plus engagés et sources d’initiatives n’auront pas de mal à s’adapter. Mais ce n’est pas le cas de tous les autres et la peur de perdre en efficacité est très compréhensible.

2/ Les différents outils et leurs utilisations

A/ les étapes de la gestion de projet

Le travail en mode projet repose sur la coopération au sein de l’équipe.

Comme dit plus tôt, cette méthodologie de travail implique un travail de préparation et de mise en place d’outils adéquats.

Ces outils dépendent de nombreuses choses : la taille de votre équipe, la forme de votre organisation, ou encore les différentes étapes du projet.

Pour vous aider à déterminer lequel peut vous aider il faut donc comprendre les actions que vous devrez mettre en place.

Par exemple, quel que soit votre projet, il devra toujours passer par une étape de planification.

Ici l’outil le plus populaire reste le diagramme de Gantt. Il permet de définir clairement les objectifs, les différentes tâches à accomplir ainsi que leurs répartitions dans le temps.

Beaucoup d’applications proposent de vous aider à concevoir votre diagramme et même à en faire un outil de suivi en temps réel. Je vous en présenterais quelques-unes dans la dernière partie de cet article.

Une fois que ce travail de planification est accompli, il est essentiel de s’attaquer à la répartition des tâches. Une mauvaise distribution de celle-ci peut provoquer stress et surcharge de travail chez vos collaborateurs. Il est aussi possible que l’équipe perde en cohésion, ne sachant pas qui doit accomplir tel ou tel tâche à tel moment.

Ici aussi de nombreux logiciels vous aideront à mettre en place un planning en temps réel. Certains seront complétés avec une feuille de temps voir directement un gestionnaire de ressources humaines.

Dans les autres éléments essentiels à la réussite du management de votre portefeuille projets on trouve la communication. Des actions individuelles isolés, sans partage de l’information ou discussion, limiteront grandement vos chances de succès. C’est d’autant plus vrai quand il s’agit de projets innovants ou nécessitant une gestion des risques importante.

Une ambiance collaborative et positive reposant sur un partage constant des informations est essentielle pour la synergie. C’est également important pour le chef de projet, qui gagnera un temps conséquent. Il n’aura en effet plus besoin de courir entre tous les collaborateurs pour diffuser et récolter les infos. Il pourra alors se focaliser sur sa mission de suivi et de coordination sans étouffer son équipe sous les questions.

C’est d’autant plus vrai si votre équipe n’est pas rassemblé dans les mêmes locaux et ont donc difficilement accès les uns aux autres. C’est encore plus vrai dans le cadre d’une équipe internationale, répartie dans différents pays.

Le contexte actuel poussant au télétravail, il est d’ailleurs fort possible que vous soyez également confronté à ces problématiques.

Pour répondre à cela, un très grand nombre de logiciels cloud et de plateforme open source existent. Je suis d’ailleurs persuadé que vous en connaissez un certain nombre d’entre eux.

La plupart ont d’ailleurs pour avantage de régler un autre problème : celui du partage des documents.

Il est essentiel pour ne pas perdre du temps à envoyer des mails à votre chef de projet que tout le monde est accès aux documents dont il a besoin. Il faut de plus les trier et organiser de façon à ne pas passer des minutes et des heures à trouver ce que l’on cherche.

L’open source permet par ailleurs d’avoir des fichiers toujours à jours en les faisant évoluer au fur et à mesure du projet. C’est également particulièrement utile quand il s’agit de partager un fichier particulièrement lourd qu’il est compliqué d’envoyer par les moyens traditionnels.

Cela implique donc de créer ce système en collaboration avec l’équipe et de se mettre d’accord sur l’arborescence des fichiers. Les applications web tel que Google Drive, Slack, Open Drive seront des alliés efficaces mais je vais vous en présenter quelques autres pour faire votre choix.

B/ Notre sélection personnelle

Comment choisir votre outil. Il y a beaucoup de critères à prendre en compte et je ne pourrais vous guider dans l’achat du moindre produit logiciel que vous comptez utiliser.

L’un des premiers critères non négligeables est le prix. Si certains sont gratuits, d’autres peuvent couter jusqu’à 10.000 euros ou plus. Certains fonctionnent à l’achat, d’autre à l’abonnement quand certains facturent en fonction de l’utilisation. Beaucoup d’entre eux ont plusieurs offres qui s’adaptent à vos besoins et votre budget. A vous de choisi la bonne version.

Ce prix est souvent corrélé à la taille de votre équipe. Les besoins d’une équipe de 200 personnes et de 12 personnes ne sont en effet pas les mêmes. Également plus un outil en intègre d’autres, et permet de centraliser de nombreuses fonctionnalités plus il sera cher.

Définissez donc clairement vos besoins, vous saurez ainsi exactement quelles fonctionnalités sont nécessaires ou inutiles. Un logiciel de gestion en ligne avec trop de fonctions et de possibilités ne facilitera pas votre processus de changement et vous coutera plus que nécessaire.

En revanche ne tombez pas dans le piège inverse qui consiste à ne choisir que les logiciels gratuits. Pour disposer d’un outil complet et performant il sera peut-être nécessaire de dépenser une certaine somme. Encore un fois : gérer un changement est lourd pour la direction et l’équipe. Il serait dommageable de devoir le refaire faute d’avoir choisi un logiciel pas adapté.

Valider votre idée de business

Il existe plusieurs méthodes d'innovation et d'exploration de marché mais 1 seul outil en fait la synthèse dans un logiciel : Vianeo. Nous utilisons notre propre outil de management de projet exploratoire pour chaque nouvelle idée. Ainsi nous suivons notre propre parcours pour valider la valeur de notre idée et la transformer en un business rentable.

Outil CRM

Parmi tous ceux existant, je vous recommanderais le connu mais accessible Microsoft dynamics, très intuitif et facile à installer. En rassemblant des fonctions ventes, services clients, marketing, et traitement de toutes ces données il offre un outil complet et performant.

Il est même capable d’effectuer des analyses prédictives en fonction des donnés que vous lui fournissez et d’automatiser certains process en fonction.

Son prix pourra cependant en rebuter certains qui lui préfèreront HubSpot CRM, moins complet mais plus accessible.

Outils de communication et de partage des données

Ceux-ci sont les plus classiques et vous connaissez déjà un certain nombre de ces services de stockage Cloud.

Slack reste également, de par sa gratuité et ses fonctionnalités, mon choix de cœur. Cependant si vous souhaitez un outil plus complet vous permettant de mieux visualiser l’ensemble des données, vous pouvez essayer Monday.

Avec des prix d’entrées de gamme très accessible, il profite d’une interface très travaillée et de différents outils de gestion très appréciables.

Outils d’organisation

Pas de surprise, Trello est encore aujourd’hui une référence dans le domaine. Avec un design très travaillé, il est à la fois intuitif et très complet. Il est idéal pour organiser des tâches dans le temps et les répartir, tout en suivant l’évolution globale du projet. De nombreuses extensions permettent de lui ajouter de nouvelles fonctionnalités très utiles. On peut citer par exemple Elegantt permettant la développement d’un diagramme de Gant sur leur platefrome web et en cloud. Le principal concurrent de Trello est Airtable qui permet aux équipe d'organiser leur workflow de la manière qui leur plait et d'automatiser tout ce qui peut l'être en l'associant à Zappier par exemple.

Qu’avons-nous appris ?

 

Vous comprenez pourquoi ces outils sont décrits comme essentiels et les piège à éviter.

Leurs mises en place n’est pas automatique et nécessite un vrai travail d’accompagnement.

La direction et les managers doivent avoir une ligne directrice claire ainsi qu'un plan de formation et des cours adaptés aux besoins des différents utilisateurs.

En effet la gestion de projets innovants nécessite une solution la plus agile possible. Il faut considérer les risques, la multiplicité des acteurs, le client et ses besoins, le design des produits ou services concernés, etc...

Les méthodes collaboratives étant les plus efficaces pour permettre la création d'une solution innovante, il peut être utile pour votre business de s'intéresser à ces outils web.

La liste ci-dessus est bien sûre subjective, vous trouvez sur internet de très nombreux tops et comparatifs pour vous aider à choisir.

La seule règle importante est de trouver le juste milieu entre intuitivité et fonctionnalité. Vous le voulez facile d’accès et suffisamment complet pour répondre à vos besoins. Fixer clairement vos objectifs et éviter les logiciels dont vous n’utiliserez pas la moitié des possibilités.