la faisait un moment que nous songions, à Vianeo, à digitaliser nos formations et nos ateliers en présentiel afin de pouvoir atteindre un public plus large et plus éloigné géographiquement.
“Du bon usage des crises” !
Avec quasiment 1 an de recul et 150 participants à notre compteur, nous sommes heureux de partager nos pratiques et vous divulguer quelques conseils et retours d’expérience !
Ce retour d’expérience est basé sur l’animation de nos formations certifiantes inter-entreprise et intra-entreprises, de nos ateliers pour les porteurs de projets mis en œuvre pour les doctorants de l’Université Paris Saclay, pour INRAE, pour les startups de l’incubateur Descartes, pour la SATT Connectus notamment et également de l’animation du webinaire mensuel du Club Vianeo.
Globalement, les retours de nos participant·e·s sur ces actions de formations sont très bons.
Pourcentage de réponses positives
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- 100% – Qualité de la formation
- 92 % – Développement des compétences
- 92% – Valeur ajoutée de la méthode et plateforme Vianeo.
Ces conseils nous les présenterons selon la séquence logique de l’organisation d’une prestation d’animation.
Sommaire :
1. La préparation – le design pédagogique
Certains de nos clients nous ont parfois demandé si la prestation à distance aurait un coût moindre que la prestation en présentiel. Notre réponse était claire, vous pouvez juste enlever les frais de déplacement et de mission ! Le reste est au même tarif et même, nous devrions sans doute facturer un peu plus cher !
En effet, le design de la session, de l’atelier en distanciel nécessite un travail de préparation plus exigeant en temps que celui d’une session en présentiel. L’ingénierie pédagogique d’une telle session, d’un tel atelier exige plus de précision, plus de formalisme et plus de rigueur dans la phase de préparation (et d’animation !).
Il est beaucoup plus difficile d’improviser que dans une session en présentiel.
Sur le fond, il s’agit en particulier d’être vigilant sur les points suivants :
- Prévoir des sessions réparties dans le temps : la demi-journée est optimum, plus est impossible car les participants fatiguent très vite.
- Préparer un agenda minuté
- Rythmer les sessions par des séquences courtes et variées
- Prévoir des activités entre les sessions pour garder un fil conducteur et l’attention des participants puisqu’il n’y a plus l’unité de temps qu’il y avait sur 1 ou 2 journées d’affilée.
2. L’environnement technique
Pour le distanciel, la technique est clé puisque la communication en ligne repose totalement sur le digital et la visio-conférence. Cet environnement ne doit surtout pas être laissé au hasard.
Voici quelques règles qui vous feront économiser de la sueur, du stress et surtout gagner de la pertinence sur le fond :
- Ne pas utiliser plus de 3 outils différents. En l’occurrence, nous utilisons Zoom, la plateforme Vianeo et Klaxoon.
- Tester et pratiquer en amont les outils digitaux utilisés et se familiariser avec chacun.
- Obliger les participants à se connecter avant la première session pour ne pas perdre de temps dans la création de comptes ou dans la familiarisation avec l’outil le jour J. À titre d’exemple, nous leur faisons faire une préparation de l’Ice-breaker sur Klaxoon la veille de la session et nous les invitons sur un projet sur la plateforme Vianeo en amont également.
- Vérifier la solidité de sa connexion à internet et prévoir un plan B (4G, autre box…)
- S’entraîner à passer avec fluidité d’un outil à l’autre à chaque séquence, sans souci de mot de passe par exemple…
- Avoir deux écrans : l’un pour voir les participants, l’autre pour voir le contenu des documents partagés.
- Travailler dans un environnement silencieux pour ne pas avoir à couper son micro et ainsi ne pas risquer d’entendre la chanson récurrente “On t’entend pas” !!!
- Faire attention aux fonds d’écran afin qu’ils ne soient pas trop distrayants. On a pu voir certains faire en permanence apparaître et disparaître le participant !
3. L’animation de la formation, réunion ou atelier
Nous voilà au cœur de la session digitale, face à un immense défi, celui d’animer en engageant des personnes dans un apprentissage sans jamais pouvoir les appréhender personnellement et physiquement.
Comment l’animateur peut-il/elle créer une alchimie de groupe alors que l’on a si peu d’accès à ce qui représente la base de l’interaction humaine : le body langage, le contact sensoriel, les savoir-être ? Autant d’éléments pourtant si précieux à la dynamique de groupe…
Et bien malgré tout, installer cette dynamique de groupe par l’animateur est possible même à distance, en voici quelques secrets :
- Garder le sourire en toutes circonstances 😉 Faites du théâtre, faites en plus qu’il n’en faut !! Soyez spontanés.es !
- Animer en faisant participer au maximum. Appeler nominativement les personnes à donner leur avis, leurs idées. Ne les lâchez pas !
- Établissez les règles dès le départ pour bien définir le cadre : les caméras allumées, les horaires respectés, l’interaction permanente…
- Présentez les objectifs de chaque session ou réunion.
- Privilégiez la pratique, la pratique et encore la pratique pour que chacun soit actif autant que possible tout au long de la session.
- Faites des pauses très régulières et même courtes, au moins une toutes les 1h30.
- Mixer les types de contenu, d’outils, d’exercices.
- Prévoyez des temps en équipe, en sous-groupe. Zoom pour cela est très efficace.
- Faites des parties théoriques très courtes.
- Donnez les moyens aux participants de prendre la main sur les écrans : brainstorm avec Klaxoon ou Miro, instruction des projets dans Vianeo…
- Déléguez la gestion du chat à l’un des participants. C’est trop compliqué d’animer et de surveiller son contenu…
- Favorisez les travaux et échanges directs entre participants.
- Faites intervenir ponctuellement des personnes externes. Par exemple, nous faisons témoigner des utilisateurs de Vianeo pendant les sessions de certification.
4. L’évaluation
Et nous voilà en fin de session, de réunion ou de formation. L’évaluation est clé et ce d’autant plus que vous n’avez pas pu mesurer la satisfaction par des voies indirectes que nous permettent le présentiel.
À l’usage, voici notre retour d’expérience :
- Démarrez et concluez chaque session par un petit moment de feedback avec un outil de brainstorm à l’appui (Miro, Klaxoon, Mentimeter…).
- Commentez les feedbacks.
- Demandez à chacun de préciser leurs appréciations et retours s’il/elle le souhaite.
- Si l’évaluation intervient entre deux sessions, n’hésitez pas à intégrer des améliorations dans la session suivante et à chaque séquence.
En guise de conclusion
Les bonnes surprises :
- Les introvertis (ils sont nombreux) participent davantage qu’en présentiel
- Les outils de brainstorming favorisent le retour d’expérience et le partage
- Les sessions commencent plus à l’heure
- Les participants font preuve de plus de concentration et d’attention
- Le nombre de participants idéal se situe en dessous de 10 personnes mais des sessions à plus de 25 personnes ont également très bien marché !
- Un bon ice-breaker : le speed dating entre participants marche très bien, en créant des sous-groupes de 2 à 3 personnes de manière aléatoire
- La plateforme Vianeo et sa méthode intégrée est très efficace pour favoriser le travail collaboratif sur les projets innovants !
Et les moins bonnes…
Nous partagerons ici quelques anecdotes que l’on vous suggère d’éviter !
- Pascaline, notre directrice de formation, se retrouve sans connexion internet et le seul plan B est de prendre ses clics et ses clacs pour aller dans un autre bureau qui se situe à 25 km de son bureau actuel…
- Séverine, notre fondatrice, clique sur LE bouton rouge de Zoom “Mettre fin à la réunion pour tous” en pleine session de brainstorming…
- Un intervenant apparaît au beau milieu d’une session mais avoue qu’il ne sait plus pourquoi il est là…
- Un participant demande à s’absenter 1h au beau milieu de la session et quand il revient il n’est plus dans le sujet et remet en cause toutes les activités…
- Le voisin du dessus a décidé de lancer les travaux de plomberie…
Et vous ? Quels sont les conseils ou les astuces que vous donneriez à ceux qui animent un atelier à distance ? Comment allez-vous innover en 2021 sur ce sujet ? On a hâte de vous lire !
Séverine Herlin, CEO, Vianeo
Avec Vianeo, développez vos compétences dans la gestion de projets exploratoires complexes et incertains.
