Aucun secteur, aujourd’hui, ne peut éviter le sujet de la digitalisation de ses métiers et de ses pratiques. Ainsi le métier d’accompagnement de projets innovants, assuré par les incubateurs, les accélérateurs ou autres pépinières, ne peut rester en marge de ce mouvement de fond. Pourtant, force est de constater que les pratiques non digitalisées dans ces structures sont encore nombreuses.
En effet, le métier d’accompagnement est un métier avant toute chose basé sur les relations humaines et doit de ce fait s’inscrire dans un échange bien “réel” et non “virtuel”. Nombreux sont les accompagnants peu enclins à “digitaliser” leurs pratiques par peur de perdre le côté fondamentalement humain et empathique de l’accompagnement.
Alors par quel bout prendre le sujet de la digitalisation ? Comment le rendre efficace et pertinent dans le cadre d’un processus d’incubation et plus globalement d’innovation ?
C’est à ces question que nous allons tenter de répondre dans cet article abordant les 3 étapes successives qui permettent de construire un projet de digitalisation pertinent :
1. Identifier les parties prenantes et leurs besoins ;
2. Décrire le processus d’accompagnement et le flux des tâches ;
3. Définir les objectifs d’exploitation des données.
Nous présenterons enfin un certain nombre de solutions utilisées aujourd’hui par les structures d’accompagnement.
Quoi qu’il en soit, insistons, en préambule, sur le fait que l’humain doit rester au cœur de l’accompagnement. Incuber des projets, c’est avant tout faire grandir chaque porteur et son équipe et s’assurer avec eux :
● qu’il y a bien un marché avec des besoins à satisfaire.
● qu’il ou elle est la bonne personne pour développer une activité cohérente avec lui même, ses capacités et le marché.
● qu’il ou elle a la capacité d’agir en situation incertaine et de co-construire pas à pas son projet.
I- Identifier les parties prenantes et leurs besoins
La digitalisation est un moyen au service d’actions qui répondent à des besoins. La digitalisation a beaucoup de vertus : fluidité, rapidité, centralisation, conservation, partage/collaboration, sécurité… Mais elle n’est en aucun cas un but en soi. Malheureusement beaucoup de projets de digitalisation démarrent dans une optique purement technique et constatent trop tard que l’appropriation par les utilisateurs ne se fait pas… Elle ne peut tout simplement pas se faire car leurs besoins n’ont pas été pris en compte…
Fort de la proximité de Vianeo des incubateurs, nous avons pu identifier les 3 profils suivants et leurs besoins respectifs comme étant les pierres angulaires de l’enjeu de la digitalisation :
La Direction
★ Développer son attractivité
★ Générer le CA de demain
★ Créer des emplois
★ Communiquer sur ses KPI
★ Simplifier les process
★ Mesurer l’efficacité du process
Le/la chargé.e d’affaires / chargé.e de projet
★ Evaluer, sélectionner et suivre les projets
★ Animer les programmes
★ Partager le même langage
★ Partager les projets
★ Challenger/conseiller les porteurs
★ Rendre cohérentes les méthodes et les propositions d’accompagnement entre elles
Et enfin et surtout le/la porteur.euse du projet au coeur du dispositif :
★ Avoir accès à un service à forte valeur ajoutée
★ Valider son potentiel marché
★ S’assurer de la viabilité de son projet
★ Trouver des financements
★ Consolider son offre, son équipe
★ Étendre son réseau, trouver des partenaires
C’est sur cette base des besoins dont la liste n’est pas exhaustive, que le projet de digitalisation doit prendre racine. Chaque besoin devra être traduit en solution qui peuvent se traduire (ou pas) par une fonctionnalité digitale.
II- Décrire le workflow d’accompagnement
En parallèle de l’identification des besoins, il est primordial de savoir décrire les différentes étapes qui permettront aux projets de grandir, de se consolider et in fine d’atteindre le niveau de viabilité et de pérennité espéré.
Bien souvent “ce workflow” existe déjà mais rares sont les structures qui l’ont réellement couché sur le papier pour en partager la structure et la cohérence et faciliter ainsi son appropriation par toutes les parties prenantes de l’incubation.
Décrire le workflow revient à décrire le système global d’accompagnement.
Ce workflow est constitué d’un certain nombre de variables qu’il s’agit d’associer afin de construire un flux efficace et simple à mettre en œuvre.
Ses variables sont :
● Les étapes du processus d’accompagnement souvent composés des étapes suivantes : dépôt de candidature, évaluation, sélection, pré-incubation, incubation, alumni
● Les personnes concernées à chaque étape : porteur de projet, équipe, chargés d’affaires, évaluateurs/jury, experts, directeur…
● Les documents nécessaires à chaque étape : dossier de candidature, grille d’évaluation, grille de suivi, fiche de suivi…
● Les contenus proposés aux porteurs de projets (méthodologie, articles, vidéos, quizz…)
● Les actions définies à chaque étape à effectuer par les profils concernés
Exemple de workflow d’incubation
Une fois ce workflow décrit, il est alors possible de passer à la phase de digitalisation c’est à dire de transformer ce processus métier en une plateforme digitale capable de centraliser ces actions et de permettre à chacune des parties prenantes de réaliser les opérations qui la concerne en cohérence avec l’ensemble du process.
III- Définir les objectifs d’exploitation des données
A chaque étape du processus, des données vont être intégrées à l’outil, archivées et potentiellement exploitées. Là réside la grande force de la digitalisation qui va au-delà de la seule simplification et performance opérationnelle métier.
Mais attention les objectifs d’exploitation de ces données ne doivent pas être définir une fois que la plateforme sera opérationnelle. Ces objectifs doivent être définis en amont selon notre premier point : les objectifs attendus par les parties prenantes.
Il s’agit de conduire un véritable projet en soi de data-analytics dans les règles de l’art en définissant notamment :
● Les critères ou KPI attendus
● Les données permettant de calculer ces critères
● Les méthodes de calcul
● Le format
● La fréquence
● …
L’objectif sera d’obtenir un tableau de bord comprenant un maximum de 6 critères de performance. Ce tableau sera le cockpit de l’incubateur pour mesurer en temps réel ses résultats.
III- Les outils existants utilisés par les incubateurs
A ce jour, fort de nos échanges réguliers avec les incubateurs, nous avons pu identifier un certain nombre de solutions qui répondent à certaines étapes du processus d’accompagnement.
1. Les appels à projets : nombreuses sont les solutions existantes pour mener à bien cette phase de dépôt et de sélection de projets. Le Typeform ou Google form est couramment utilisé mais présente l’inconvénient de ne pas archiver les projets dans une base de données, ni d’offrir aux porteurs un espace de travail convivial dans lequel il peut travailler en collaboration avec son équipe et prendre le temps de revenir sur son dossier par itération. Des plateformes de type Agorize ou F6s sont également couramment utilisées.
2. L’accompagnement des projets : sur ce point, la majorité des solutions rencontrées sont soit des MOOC ou autres formations online donnant accès à une quantité de contenus agencés de telle sorte que le porteur de projet puisse faire progresser son projet. Il s’agit souvent de solutions développées en interne par les structures. Nous rencontrons également des canevas variés accessibles sur des outils collaboratifs tels que Klaxoon ou Mural ou encore Miro. La plateforme Canva offre un grand nombre de supports à la présentation des projets. Des outils d’évaluation des capacités entrepreneuriales sont également intéressants tels que Epigo.
3. La gestion des projets : Asana au côté de Trello sont à ce jour les solution les plus souvent rencontrées comme support à la gestion des tâches des projets. Yookan est également un outil de gestion de projet intéressant.
4. L’animation des communautés : ce besoin se fait de plus en plus ressentir alors que le Covid à accru l’appétence pour des solutions de matching et réseautage online. Des plateformes telles que Slack ou Discord sont largement utilisées mais ne suffisent pas. Le besoin d’avoir une présentation des personnes et de leurs projets ainsi que l’accès à un agenda des événements proposés par la structure, est fort car il facilite le matching et la dynamique réseau. Des outils centrés sur le management des communautés sont aussi pertinents tels que Hyvebrite ou des solutions développées en propre telles que celle développée par le réseau d’incubateurs Quest for change.
Pour la plupart ces outils sont assez généralistes et l’incubation représente l’un de leur domaine d’application parmi tant d’autres.
La plateforme Vianeo a la particularité d’être un outil métier de l’incubation. Développée principalement avec et pour des structures d’incubation, de valorisation de la recherche et de management de l’innovation depuis plus de 10 ans, elle offre un ensemble de fonctionnalités adaptées aux enjeux précédemment décrits. Cette expérience nous a permis d’allier digitalisation et respect des aspects intrinsèquement humains de l’innovation,l’empathie avec le porteur de projet et le marché.
La plateforme Vianeo propose de digitaliser l’ensemble du processus d’incubation en intégrant les fonctionnalités correspondantes aux étapes d’appel à projet et d’accompagnement. Au-delà du processus d’incubation, elle apporte une valeur ajoutée unique pour l’incubateur par l’accès à la méthode Business Design Vianeo. Il s’agit d’une méthode unique de conception de la stratégie marché qui intègre toutes les méthodes couramment utilisées par les porteurs de projets et leurs accompagnants dans les phases de lancement des projets : Design thinking, Lean startup, Business Model Canvas, Value Proposition Canva, Blue Ocean, Pestel, SWOT… Les méthodes d’analyse de l’impact des projets seront également accessibles prochainement.
Qu’avons-nous appris ?
- L’humain reste central dans tout projet de digitalisation et encore plus lorsqu’il s’agit d’accompagnement de projets innovants.
- Rien ne sert de définir les fonctionnalités si les besoins des parties prenantes dans l’accompagnement, ne sont pas explorés et compris.
- Avant de lancer le processus de digitalisation et le choix des solutions, commencez par mettre à plat votre process et son workflow et surtout visualisez-le.
- De nombreux outils existent mais rares sont ceux qui sont spécifiquement dédiés au métier d’incubation.
- La plateforme et la méthode Vianeo est l’une des rares solutions métier, fruit de plusieurs années de co-construction avec les utilisateurs, apportant une véritable clé de voûte à valeur ajoutée au process d’incubation.
